Mijn advies? Maak een planning!

Echt, ook jij kunt overzicht krijgen door het maken en bijhouden van een planning! ’t Is misschien wennen en eerst even puzzelen, maar het zal je in het dagelijks leven zeker houvast bieden.

In een week-, maand- of jaarplanning zet je vaste, regelmatig terugkomende taken om het (grote) overzicht te bewaren. Wanneer je precies weet op welke dagen en tijden je “bezet” bent, zorgt een planning voor ruimte in je hoofd en agenda. Zodat er tijd vrijkomt voor spontane activiteiten of misschien zelfs voor lekker niets doen.

Met een goede planning loopt alles op rolletjes. Denk bijvoorbeeld aan de planning bij een transportbedrijf.  Er kunnen nog zoveel goede chauffeurs in de nieuwste vrachtwagens rijden; zonder goede planning wordt het een chaos en worden levensmiddelen hoogstwaarschijnlijk niet op tijd in de juiste winkel bezorgd.

Een goede planning is niet alleen in het bedrijfsleven noodzakelijk, ook in het dagelijks (gezins)leven kunnen we eigenlijk niet zonder. Er zijn zoveel zaken en taken waar we mee te maken hebben en waar we – op tijd – aan moeten denken.

Een planning maken is als puzzelen met je beschikbare uren.

Wil je…
…niets meer vergeten?
…alle puzzelstukjes op de juiste plek hebben?
…weten wanneer je tijd over hebt om leuke dingen te doen of om eventueel een taak of klusje van je takenlijst op te pakken?

Kortom, wil je het overzicht terug? Maak een planning!

Een planning kun je op drie niveaus maken:

De weekplanning (bevat in ieder geval de wekelijks terugkerende (huishoudelijke) taken en afspraken.)

Je kunt hierbij denken aan:

• Wie doet wanneer de boodschappen?
• Welk gezinslid is op welke dag verantwoordelijk voor het eten koken?
• Wie haalt op welke dag de kinderen uit school?
• Sportafspraken van elk gezinslid.

Tip: Plan ook een vaste “vrije” avond zonder afspraken in.

Probeer sowieso je dagen niet te vol te plannen. Doe je dat wel, dan blijft er weinig ruimte over voor flexibiliteit in tijdsbesteding.

De maandplanning (zorgt voor meer overzicht op de wat langere termijn.)

Hierin vermeld je de activiteiten zoals verjaardagen. Als je op zaterdag naar een verjaardagsfeestje gaat, dan is het best handig om dat wat langer van te voren te weten, zodat je kunt inplannen wanneer je het cadeautje gaat kopen.

Denk ook aan bijzondere dagen zoals kerst. Als je gastheer of gastvrouw bent, zal je meer en eerder moeten plannen en voorbereiden dan wanneer je te gast bent.

Een andere optie is om alles in een agenda noteren, in plaats van in een aparte maandplanner. Het gaat er vooral om dat je die zaken inplant, waar je op tijd aan herinnerd wilt of moet worden. Of je dat in een Excellijst, een agenda of in een planner (of in een planning app) noteert, is een persoonlijke keuze.
Ik gebruik bijvoorbeeld een gezinsagenda die op een centrale plek in huis ligt. Voor ons werkt dat prima!

De jaarplanning (kun je gebruiken voor de grotere huis-, tuin- en keukenklussen.)

Hierin staan je klussen die niet elke week of zelfs niet elke maand uitgevoerd hoeven te worden, zoals bijvoorbeeld:

• Gordijnen wassen
• Kledingkasten opruimen wegens seizoenwissel
• Matrassen draaien
• Fietsverlichting nakijken (voor de donkere winterperiode)
• Auto APK laten keuren
• Vriezer ontdooien

De ene planner is de andere niet!

Misschien zie je ertegen op omdat je denkt dat het je heel veel tijd gaat kosten om een planning te maken. Of omdat je niet weet hoe je dat aan zal gaan pakken.

Gelukkig heb ik goed nieuws: Er zijn heel veel mogelijkheden waarmee het ook voor jou eenvoudig wordt om te plannen en daardoor het overzicht te bewaren.

Zo kun je bijvoorbeeld kiezen uit:

• afscheur-weekplanners
• klembord-familiemaandplanners
• maandkalenders
• jaarkalenders
• agenda-gezinsplanners
• planning apps

Aan jou de keuze of je overzicht wilt hebben over je taken, afspraken en activiteiten.

En als het maken van een planning je ondanks één van bovengenoemde opties toch niet goed af gaat?

Als Professional Organizer help ik je de puzzelstukjes op de juiste plek te leggen.

Wat dan wel helpt om overzicht te krijgen en te bewaren?

Ik zet mijn gedachten, ideeën en taken op papier in de vorm van een taken- of actielijstje. Omdat ik er niet steeds aan wil denken dat ik nog bepaalde taken of klusjes zou moeten of willen doen, schrijf ik ze op.
Door het bijhouden van een taken- of actielijstje verlies ik niets uit het oog!

De heel kleine taken of klusjes hoef ik niet te noteren, omdat ik daarvoor de tweeminutenregel toepas. Kleine taken voer ik daarom meestal direct uit.

En als er een taak of klus is die echt op een bepaalde datum gedaan moeten worden, dan zet ik dat in mijn agenda en niet op mijn takenlijst. We hoeven natuurlijk geen dingen dubbel te noteren!

Praktisch: in een week-, maand- of jaarplanning kun je vaste, regelmatig terugkomende, taken zetten om het (grote) overzicht te bewaren.

Wat staat er op mijn takenlijstje?

Mijn takenlijst is een te-doen-lijst, waarop taken of klusjes staan, waar ik op dat moment geen tijd voor heb. Het geeft houvast door ze te noteren. Niet om daar mijn leven door te laten bepalen, maar zodat ik niet vergeet om die taak of dat klusje uit te voeren. Ik kan het dan uit mijn hoofd zetten, omdat ik op dat moment niet direct verder actie hoef te ondernemen.

Het zijn dus vooral niet heel dringende taken die ik niet per se op een bepaalde dag hoef uit te voeren, maar waaruit ik kan kiezen als het juiste moment daar is:

…..Heb ik een hele dag de tijd of slechts een (paar) uur?
…..Is het goed weer voor een binnenklusje of juist een buitenklusje?
…..Heb ik zin om een taak van mijn te-doen-lijst uit te voeren?

Wat er zoal op mijn takenlijstje zou kunnen staan:

• Ramen zemen (afhankelijk van het weer en de beschikbare tijd de buiten- of de binnenkant…);
• Informatie over een studie op internet opzoeken;
• Cadeautje voor X kopen;
• Keukenkastjes opruimen;
• Foto’s uitzoeken / fotoboek maken;
• Tuinplantjes kopen;
• Jam maken;
• Vakantiebestemming uitzoeken;
• Blog schrijven.

Taken of klusjes die ik heb uitgevoerd, kan ik doorstrepen. Gedaan!

Maar soms moet je een taak verhuizen naar een actielijst.

Een actielijst?

Een taak waar meer planning en meer handelingen voor nodig zijn, kun je op een aparte actielijst zetten.

Wanneer je bijvoorbeeld je vakantiebestemming hebt uitgezocht, zul je een aantal (opeenvolgende) acties moeten ondernemen voordat je vakantie kan beginnen. Zaken waar je rekening mee moet houden.

Het zorgt voor overzicht als je daar een actieplan voor maakt, zodat je de voortgang kunt bewaken:

• Je moet vrij vragen van je werk voordat je gaat boeken.
• Ga je met de auto op reis?
  Dan wil je tegen die tijd vast eerst een afspraak met de garage maken om de auto nog na te kijken. Zet het alvast in je agenda.
• Bedenk wie je gaat vragen om voor de planten of de kat te zorgen.
  Wacht daar niet te lang mee, want degene die je in gedachten hebt, gaat in die tijd misschien zelf met vakantie.
• Maak een checklist met dingen die je niet moet vergeten om mee te nemen.
  Denk aan fototoestel, opladers, medicijnen, reservebril….
  Tip: Op de website van de ANWB vind je paklijsten voor alle soorten vakanties.
• ….wat er verder nog nodig is om van de voorpret te kunnen genieten en met een gerust gevoel op vakantie te kunnen gaan.

Heb je iets geregeld en afgerond? Dan kun je eenvoudig dat actiepunt afvinken.

Conclusie

Het noteren van taken of klusjes waar geen tijdsdruk achter zit, zorgt ervoor dat ik overzicht heb.
En daardoor voor rust en ruimte in mijn hoofd.
Zo blijft er ook ruimte over voor spontante acties en activiteiten.

En….het geeft een heel goed gevoel als ik een streep door een zojuist afgeronde taak kan zetten!
Blog schrijven